در نظام حقوق ما گاهی اوقات لازم است برای مطالبه‌ی حق خود (برای نمونه طلبی که از دیگری داریم)، ابتدا اظهارنامه‌ای تنظیم و برای طرف مقابل ارسال کنیم. به عبارت دیگر، ارسال اظهارنامه مقدمه‌ای است برای مطالبه‌ی بعضی حقوق. این که اظهارنامه چیست و در چه مواردی استفاده از آن الزامی یا اختیاری است و چه نکاتی برای تنظیم آن یا پاسخ به آن لازم است و برای ارسال آن به چه مرجعی باید مراجعه کنیم، از موضوعات کاربردی است که در ادامه به بررسی آنها پرداخته می‌شود.
مطابق قانون آیین دادسی مدنی: «هرکس می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله‌ی اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط بر این که موعد مطالبه رسیده باشد. به طور کلی هر کس حق دارد اظهاراتی که را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید. اظهارنامه توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاه‌ها ابلاغ می‌شود. اداره‌ی ثبت اسناد و دفتر دادگاه‌ها می‌توانند از ابلاغ اظهارنامه‌هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.»
و همچنین «در صورتی که اظهارنامه مشعر به تسلیم چیزی یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد، باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت قرار گیرد، مگر آن که طرفین هنگام تعهد، محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند. »
اظهارنامه چیست؟
اظهارنامه یک سند عادی است که به طور رسمی به شخص دیگری ابلاغ می‌شود. بنابراین محتوای آن یک سند عادی محسوب می‌شود اما شیوه‌ی اطلاع رسانی به دیگری رسمی خواهد بود تا بعدا بتوانیم ثابت کنیم که مطلبی را به دیگری اطلاع دادیم یا چیزی را تسلیم او کرده‌ایم.
اظهارنامه چگونه تنظیم می‌شود؟
در تنظیم اظهارنامه نیز اصولی باید مدنظر قرار گیرد که مهم‌ترین آنها عبارت است از:
تا حد امکان تلاش کنیم الفاظ و عبارات ذکر شده در متن اظهارنامه کوتاه، مختصر، شفاف و بدون ابهام، دقیق و با آگاهی کامل از مفاهیم آنها باشد تا احیانا به ضرر خودمان مورد استفاده قرار نگیرد.
در تنظیم اظهارنامه از درج مطالب خارج از نزاکت و استعمال الفاظ رکیک و یا عباراتی که می‌تواند افترا (یعنی نسبت دادن جرمی به دیگری) یا نشر اکاذیب تلقی شود، پرهیز شود عدم رعایت این نکته ممکن است موجب عدم پذیرش یا عدم ارسال اظهارنامه‌ی ما از سوی مرجع ارسال کننده شود.
چنانچه همراه اظهارنامه چیزی ارسال شده باشد، حتما در متن تنظیمی به آن مورد، محل نگهداری، شماره یا مشخصات ظاهری آن اسناد، قراردادها، چک و … اشاره شود.
همچنین لازم است متن تنظیمی را قبل از مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی – با مشورت با افراد آگاه – آماده کنید تا فرصت کافی برای تنظیم دقیق آن در اختیار داشته باشید. همان‌طور که اشاره شد الفاظ و عبارات به کار رفته در متن، اهمیت بسیار زیادی دارد و چنانچه با سرعت و بی‌دقتی تنظیم شده باشد، ضمن آن که ممکن است زیان بزرگی را برای ما به همراه داشته باشد و به ضرر ما مورد استفاده قرار گیرد، می تواند طرف مقابل را هوشیار کند و فرصت‌های لازم را در پاره‌ای از موارد از ما بگیرد.
اظهارنامه چگونه ارسال می‌شود؟
امروزه برای ارسال اظهارنامه باید با تهیه‌ی متن تنظیمی و پیوست‌های آن (چنانچه پیوستی وجود داشته باشد) و با داشتن کد ملی به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی مراجعه کنید. پس از ارسال اظهارنامه، پیامکی در این خصوص برای شما ارسال می‌شود که حاوی تأیید ارسال اظهارنامه است. پس از مدتی (معمولا بین ۱۰ روز تا یک ماه) پیامک دیگری در خصوص این‌که طرف مقابل اظهارنامه را دریافت کرده است یا خیر برای شما ارسال می‌شود. با مراجعه مجدد به دفاتر خدمات قضایی می‌توانید رسید ابلاغ‌نامه خود را دریافت کنید. به یاد داشته باشید که رسید دریافتی توسط دفتر خدمات قضایی مهر شود.